Crea un CRM con Notion e Tally

Un CRM è uno strumento essenziale per collezionare e gestire lead per la tua attività. La logica dietro un CRM è abbastanza semplice, ogni contatto si trova in un determinato stato all’interno della pipeline di vendita e avanzerà in base ad eventi specifici. In questo modo sarà possibile avere traccia delle interazioni con il cliente, saper in quale fase si trova e seguirlo in modo efficace.

Facciamo un esempio pratico. Ipotizziamo che il flusso di vendita del nostro prodotto o servizio preveda di contattare potenziali clienti, se questi mostrano interesse possiamo inviargli un preventivo a cui segue una fase di trattativa. Se la trattativa va a buon fine il cliente accetta il preventivo e iniziano i lavori.

Potremmo pensare ad ogni passaggio di questo flusso (pipeline di vendita) come ad una fase o stato. Ogni volta che viene completata l’attività pertinente ad ogni fase si avanza alla fase successiva. Per tornare all’esempio precedente potremmo dividere il flusso nelle seguenti fasi: lead, preventivo, trattativa, chiusura.

Ovviamente potresti inserire tutti gli stati pertinenti alla tua attività e al tuo flusso di vendita. Per esempio solitamente i lead possono diventare lead qualificati (ovvero che possiedono le caratteristiche che cerchiamo in un possibile cliente), quindi ha senso avere due stati (lead e qualificato) prima della fase di preventivo. Non me ne vogliano gli esperti di vendite, sto semplificando.

Questa schematizzazione è molto utile nella vendite tradizionali, soprattutto B2B, perché permette a te o ai tuoi agenti di avere sotto controllo tutto il processo. Nel tuo CRM tutto questo verrà trasportato in una scheda cliente che si può spostare da una fase all’altra della pipeline. Associamo quindi ad ogni fase uno stato che è rappresentato visivamente da una colonna contenete le schede cliente che ricadono in quella fase.

In più se hai un’attività digitale hai la possibilità di semplificare tutto il processo, acquisire i contatti tramite lead generation e automatizzare le comunicazioni con il cliente. Questo è sostanzialmente quello che fanno i CRM più famosi come Salesforce, Hubspot, Zoho o gli italiani CRM in Cloud e Delera, che ti invito a provare perché sono degli ottimi prodotti.

In questo articolo però vediamo come costruirsene uno in casa a costo zero. Non avrà tutte le funzioni dei CRM veri e propri come per esempio le automazioni o tutta la parte di messaggistica, ma può essere un buon punto di partenza per esplorare il concetto (e si, può anche aiutarti a vendere di più). Se non sei un’azienda molto strutturata, o sei un freelance come me, i pacchetti di abbonamento come quelli dei software che ho menzionato sopra possono spaventare un po’, ti capisco. Quindi mettiamoci al lavoro.

Per creare il nostro CRM fatto in casa useremo Notion e Tally con l’obiettivo di farli lavorare in coppia. Notion non ha bisogno di presentazioni, Tally invece è abbastanza nuovo. Si tratta di un form builder ispirato dalla semplicità di Notion. Faremo in modo che i dati inseriti in un form creato su Tally vadano a popolare un nostro database in Notion.

Partiamo creando un nuovo database su Notion.

Aggiungi un database su Notion

All’interno di un documento Notion aggiungi una nuova vista “Board View” con all’interno un nuovo database che puoi chiamare “CRM”. Per questo esempio io l’ho chiamato molto creativamente “Notion + Tally”.

Ora impostiamo le proprietà che ci interessano nella scheda contatto. Per questo esempio ho usato email, contatto e sito web, ma puoi inserire quello che è più utile per te. Un passaggio obbligatorio sarà quello di definire gli stati altrimenti tutto questo sarà inutile. Ho usato gli stati che vedi in figura; puoi prendere spunto da questi o usare i tuoi.

Ora che abbiamo definito gli stati possiamo impostare la vista kanban in modo che i contatti vengano raggruppati per stato.

Hai appena creato un CRM totalmente funzionante!

Se hai anche un piano Notion a pagamento potresti pensare di creare delle automazioni personalizzate quando avviene un evento.

Ora possiamo inserire manualmente i nostri lead oppure provare a far confluire i lead da una sorgente online come una landing page o una pagina di contatto. Quale che sia la nostra sorgente, avremo probabilmente bisogno di un form per raccogliere i dati. Creare un form non è un’impresa titanica ma può causare comunque qualche mal di testa se non lo fai tutti i giorni.

Qui ci viene in soccorso Tally, che ci permette di creare dei form condivisibili in modo davvero intuitivo, essendo palesemente ispirato a Notion.

Ma la parte più interessante è che possiamo collegarli tra di loro.

Creiamo un form su Tally e colleghiamolo al database

Creare un form su Tally è veramente facile non mi dilungherò su come si faccia perché è davvero banale. Per poter raggiungere lo scopo di far confluire i dati dentro Notion però dovremo fare in modo che i tipi di dati combacino tra le due. Per esempio un input di testo nel form dovrebbe corrispondere ad una proprietà di tipo testo su Notion.

Di conseguenza possiamo creare un campo nascosto nel nostro form in cui impostare lo status come lead. Il campo sarà di tipo scelta multipla, ma possiamo anche inserire una sola opzione, cioè lead, perché in questo caso non abbiamo bisogno di altro.

Una volta pubblicato il form, oltre a poterlo condividere, testare o embeddare nella nostra pagina, possiamo collegarlo a Notion. Nella scheda Integrations clicca su Connect vicino all’icona di Notion e segui i passaggi per accedere al tuo account.

Una volta autorizzato l’account avrai la possibilità di mappare gli input del form con le proprietà della scheda contatto di Notion. Volendo puoi anche personalizzare il testo del documento.

Salva tutto e fai una prova compilando il form. In soli 15 minuti hai appena creato un sistema di acquisizione contatti semplice e funzionante. Na bomba! 💣

Conclusione

Abbiamo visto come poter creare un CRM a basso costo e in modo davvero semplice. Ovviamente, non ci sarebbe bisogno di dirlo ma lo diciamo lo stesso, un sistema del genere non può competere con un software specializzato che è stato sviluppato solo per questo scopo. Non di meno resta una soluzione efficace in molti casi d’uso. Se vuoi costruire un CRM totalmente personalizzato sulle tue esigenze possiamo parlarne insieme.

Per esempio potresti pensare di creare un form su Tally dove, oltre a compilare i dati personali, si può anche caricare un CV in pdf. Così facendo hai creato un sistema di recruiting semplice e senza troppi sforzi. Puoi condividere il link al form nel tuo annuncio di lavoro e tutte le candidature arriveranno dentro Notion. Geniale no?

Sto usando esattamente quello che ti ho fatto vedere in questo articolo quando ti invito a scaricare il mio piccolo handbook che ti spiega il perché dovresti avere una web app. L’hai già scaricato?

Fammi sapere nei commenti se hai provato questa soluzione e cosa ne pensi!